RESUME 4
Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Perencanaan
Perencanaan atau planning adalah salah satu fungsi dari manajemen yang perlu dilakukan oleh setiap manager dalam menentukan rencana awal. Mengambil sebuah keputusan untuk dapat menentukan apa yang ingin dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan, sehingga dapat ditentukannya upaya dan langkah-langkah dalam memanfaatkan sumber daya yang ada sebaik mungkin secara efektif dan efisien. Namun, tidak akan mudah bagi seorang manajer untuk biaa membuat perencanaan bagi sebuah organisasi atau perusahaan yang berada dalam masa pertumbuhan, organisasi dan perusahaan akan menghadapi perubahan-perubahan, akibat faktor lingkungan baik internal maupun eksternal, yang tidak bisa diprediksi dan belum pasti. Oleh karena itu, seorang manajer harus memiliki pandangan yang luas dan melihat perubahan dari berbagai sudut pandang, mulai dari sudut pandang bidang ekonomi, politik, dan sosial, untuk nantinya manajer harus bisa memperbarui fokus dan kebutuhan manajemen organisasi yang baru, untuk mengatasi masalah-masalah di masa turbulensi tersebut.
Terdapat beberapa komponen dari fungsi planning itu sendiri, antara lain adalah goal atau tujuan, tujuan merupakan keadaan atau kondisi masa depan yang diinginkan oleh suatu organisasi, dengan kata lain tujuan adalah suatu hal yang ingin dicapai sebuah organisasi atau perusahaan. Selanjutnya ada plan atau rencana, rencana adalah upaya untuk menentukan pengalokasian sumber daya yang dimiliki oleh organisasi, baik sumber daya manusia, modal, mesin, dan lain-lain, rencana juga berguna untuk menyusun tindakan-tindakan atau langkah-langkah yang diperlukan dalam mengolah sumber daya dan menjalankan organisasi untuk akhirnya dapat mencapai tujuan akhir dari suatu perusahaan. Berikutnya adalah planning atau perencanaan, perencanaan adalah salah satu fungsi dasar manajemen yang merupakan suatu proses atau upaya yang dilakukan manajer dan berfungsi untuk menentukan tujuan serta rencana apa yang perlu dimiliki sebuah perusahaan.
Ada beberapa alasan utama dari pentingnya sebuah organisasi atau perusahaan untuk membuat perencanaan dan menentukan target yang akan dicapai. Alasan pertama adalah pernyataan jika sebuah rencana dan target memiliki hubungan yang erat, dikarenakan sebelum membuat perencanaan yang berisi langkah-langkah, pekerjaan, metode dan lain sebagainya, suatu organisasi harus terlebih dahulu menentukan target apa yang ingin dicapai, langkah serta metode apa yang dianggap efektif dan efisien dalam mencapai target tersebut, apa yang dibutuhkan dan bagaimana proses pengolahannya, serta strategi apa yang harus diterapkan, dan ketika sudah menentukan perencanaan yang matang dan sesuai, perusahaan tersebut dapat meminimalisir kemungkinan untuk gagal mencapai target dan tujuan mereka. Selain itu perencanaan dan target dari suatu perusahaan juga dibutuhkan kan untuk menentukan keputusan terbaik yang akan mempengaruhi produktivitas organisasi atau perusahaan dalam proses Controlling oleh manajer. Alasan lain mengapa pentingnya perencanaan dibuat adalah untuk memberikan arahan yang jelas kepada para pelaku organisasi dalam menentukan apa yang harus mereka lakukan secara sistematis. Dan alasan yang terakhir adalah perencanaan sangat penting untuk menciptakan standar kinerja masing-masing pelaku organisasi.
Rencana dan tujuan suatu organisasi memiliki tingkat dan kepentingan yang berbeda-beda, mulai dari yang paling bawah adalah Operational Goals or Plans, tujuan dan rencana pada tingkat ini merupakan lower management atau manajemen tingkat rendah yang menjadi tanggung jawab first line managers karena berhadapan langsung dengan karyawan, tujuan dan rencana ini merupakan suatu hal berupa jadwal penting harian atau mingguan yang harus dilakukan oleh setiap individu di dalam organisasi atau setiap anggota masing-masing departemen perusahaan. Lalu diatasnya terdapat Tactical Goals or Plans yang merupakan bagian dari middle management yang merupakan tanggung jawab middle managers, tujuan dan rencana pada tingkat ini adalah penetapan hal-hal yang perlu dicapai oleh setiap divisi utama atau divisi fungsional yang ada di organisasi. Dan diatasnya lagi terdapat Strategic Goals or Plans yang termasuk kedalam bagian senior management dan menjadi tanggung jawab top managers perusahaan pada tingkat ini, tujuan dn rencananya bersifat keseluruhan dalam bentuk satu organisasi, merupakan hal apa yang menjadi target sebuah organisasi atau perusahaan yang tentunya menuntut seluruh peran masing-masing komponen organisasi. Tidak berhenti sampai disitu, pada tingkat yang paling tinggi terdapat Mission Statement atau misi utama organisasi atau perusahaan yang berorientasi kedepan, sebuah rencana dalam menentukan akan menjadi apa dan seperti apa organisasi tersebut, dan tujuan ini menghasilkan output kesuksesan dan pengakuan dari investor, pelanggan, supplier, dan komunitas yang merupakan komponen eksternal dan dapat mempengaruhi suatu organisasi.
Tujuan yang efektif memiliki beberapa karakteristik, diantaranya adalah bersifat spesifik dan dapat diukur tingkat keberhasilannya, lalu dapat menantang tetapi tetap realistis, memiliki jangka waktu pencapaian, serta memberikan rewards bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri ketika tujuan tersebut tercapai. Tingkatan-tingkatan dari tujuan dan rencana yang telah dijelaskan memiliki fungsi dan kepentingan yang berbeda-beda namun dibuat tidak lain untuk keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan, tujuan yang terbentuk dari tingkat paling bawah harus dapat tercapai agar tujuan pada tingkat berikutnya juga dapat dicapai, begitu seterusnya sampai dengan misi utama perusahaan.
Dan beberapa manfaat bagi organisasi atau suatu perusahaan dengan adanya perencanaan tersebut adalah sebuah perusahan akan memiliki alasan untuk terbentuk dan berdiri, memiliki visi dan misi yang pasti. Selain itu, perencanaan juga dapat menjadi sumber motivasi setiap karyawan perusahaan atau pelaku organisasi dengan pemikiran untuk mengurangi ketidakpastian yang dapat menganggu kinerja mereka, serta dapat mengikat komitmen para karyawan dan pelaku organisasi karena sudah mengetahui target perusahaan yang perlu dicapai dan membutuhkan bantuan setiap komponen organisasi. Dan yang terakhir, organisasi atau perusahaan dapat terarah karena bisa memusatkan perhatian dengan tujuan yang spesifik serta dapat melakukan upaya langsung untuk hasil yang penting sesuai dengan apa yang direncanakan. Selain itu manfaat untuk organisasi akibat terbentuknya keputusan yang terbaik dan standarisasi kerja karena adanya perencanaan adalah perusahaan dapat mengetahui dengan baik apa yang sedang diusahakan dengan memastikan berbagai faktor pendukung kinerja perusahaan dimanfaatkan dengan optimal dan memiliki kriteria pekerjaan untuk dijadikan standar penilaian terhadap suatu organisasi atau perusahaan.
Beberapa jenis perencanaan yang dapat diterapkan pada suatu perusahaan antara lain Single Use Plans, dimana rencana ini diterapkan ketika organisasi atau perusahaan memiliki tujuan yang berbeda-beda dan tidak berulang, dua komponen dari perencanaan ini adalah program, yaitu seperangkat tujuan dan rencana untuk mencapai kepentingan organisasi pada saat itu, lalu ada project, yaitu program dengan ruang lingkup yang lebih kecil dan kompleks. Selanjutnya ada Standing Plans yang diterapkan ketika perusahaan memiliki tugas yang berulang-ulang, komponen perencanaan ini adalah kebijakan sebagai panduan umum dalam setiap tindakan orang-orang di dalam organisasi, aturan dan prosedur juga menjadi komponen dari pendekatan ini. Lalu ada Contingency Plans untuk tujuan perusahaan yang berada dalam situasi yang spesifik atau kondisi yang tidak dapat diekspektasikan dengan mengidentifikasi faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan dan meminimalisasikan pengaruhnya. Ada juga Crisis Management Planning untuk mengahadapi situasi yang mendadak dan membutuhkan respon sesegera mungkin dengan pencegahan, persiapan, dan pertahanan. Terdapat juga Planning for High Perfomance yang terdiri dari Central Planning yang menggunakan kelompok spesialis perencanaan untuk membuat rencana untuk organisasi dan dilaporkan kepada CEO perusahaan, dan Decentralized Planning yang menggunakan peran manajer bersama ahli perencanaan dalam menyusun rencana perusahaan. Dan sekarang, perencanaan yang diperlukan untuk organisasi atau perusahaan pada zaman yang selalu mengalami perubahan karena teknologi ini adalah harus memiliki visi dan misi yang kuat, membangun budaya dan mendorong pembelajaran, memanfaatkan tugas sementara, dan perencanaan dimulai dan berhenti pada titik awal yang sama.
Komentar
Posting Komentar